Las empresas están empezando a aceptar la existencia de “Shadow IT” en sus organizaciones. Los usuarios instalan software por su cuenta y crean sus propias soluciones, de forma no controlada, para hacer frente a los problemas de negocio que no pueden atender los saturados equipos de IT, según un reciente artículo publicado por ComputerWorld. El 67% de los encuestados afirman que hay “Shadow IT” en su organización, el 23% niega la existencia y el 10% desconoce si existe o no algún elemento de IT no oficial en su organización.

Shadow IT” es una de esas palabras que nos produce escalofríos a todos los responsables de IT. Incluye todas aquellas acciones de IT que se realizan por una persona que no pertenece (ya sea directamente o subcontratada) al departamento de IT y que por lo tanto queda fuera del presupuesto de este departamento. Como ejemplos: instalar software, manipular el software existente, crear macros, incluso comprar equipos informáticos (PCs, impresoras, discos externos…).

Las restricciones en presupuesto y en recursos humanos son las causas principales que permiten que florezcan este tipo de prácticas. Actualmente, parece que los usuarios finales detectan que los departamentos de IT no son siempre capaces de aportar la solución practica que ellos necesitan, de forma que deciden instalar sus propias aplicaciones o buscar soluciones alternativas para realizar el trabajo del día a día.

Es fácil que esto ocurra porque los departamentos de IT dedican la mayor parte de su tiempo a resolver los proyectos que son críticos para el negocio como resultado de cambios tácticos. De hecho, el 52% de los encuestados considera que trabajar en los proyectos estratégicos es el foco principal de su departamento de IT, dejando a un lado las mejoras en las tareas del día a día.

De la encuesta también se deduce que la percepción tradicional del “Shadow IT” por parte de los departamentos de IT está cambiando. Muchos de los departamentos de IT entiende porque existe este conjunto de usuarios “picaros” e intentan abordar una solución pragmática para poder solucionar el problema. Controles estratégicos y una mayor colaboración entre IT y el negocio parecen ser las posibles soluciones para poder sobrellevar la aparición de “Shadow IT”. A pesar de todos los problemas que puede implicar el “Shadow IT”, sólo un 10% de los encuestados afirma haber tomado medidas para su erradicación.

A pesar de que desde los departamentos de IT tratamos de mirar hacia otro lado, si tratamos diferenciar entre “Shawdow IT” bueno o malo, no hay posibilidad alguna, siempre es malo. Los riesgos son altos: costes, calidad de la información, seguridad, islas de información, pérdida de knowHow,… pero también no se puede negar que hay beneficios sobre todo en la mejora del trabajo del día a día. Desde este punto de vista me atrevo a diferenciar entre “Shadow IT” necesario e innecesario.

Reconozco que convivo con “Shadow IT” (mucho más del que desearía), pero no puedo erradicarlo todo. El innecesario, es aquel para el que ya hay o tenemos en camino una solución centralizada aunque sea peor que la solución que ha creado el usuario final, este tipo de “Shadow IT” debe desaparecer sin contemplaciones. Sin embargo, hay problemas que por presupuesto o recursos se pueden abordar desde el departamento de IT, pero el negocio necesita soluciones para el día a día y oportunidades en el mercado no esperan a que las empresas evolucionen sus sistemas de información. Este tipo de “Shadow IT” puede verse como algo necesario.

Podemos llegar a catalogar un “Shadow IT” como necesario, pero no podemos ni debemos mirar para otro lado, si bien puede que no podamos resolver el problema ni a corto ni medio plazo, hay que acotar el problema y evitar evoluciones incontroladas. En otras palabras, la información es poder y debemos conocer los problemas que existen y cuales son las soluciones temporales que han creado los usuarios finales.

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