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Una de las preguntas que se plantea un responsable del área de organización y sistemas es si está cubriendo realmente las necesidades de su empresa, en este punto toman especial importancia, las herramientas que tiene la empresa para la toma de decisiones.

Si nos preguntan si Excel (u otra herramienta de hojas de cálculo) debería ser la herramienta para la toma de decisiones de nuestra empresa, la respuesta es rápida y contundente, NO. Ahora bien, tomémonos un poco más de tiempo y meditemos esta respuesta mirando a nuestro entorno, a los departamentos de control de gestión, dirección, finanzas,…

Hace unos nueve meses, leí un interesante artículo de Charley Kyd (Don’t discard those spreadsheets: The power of Excel-Friendly OLAP) donde ponía en evidencia que los sistemas de Business Performance Management (BPM) no habían conseguido deshacerse de las hojas de cálculo (especialmente de Excel), doy fé de que es así. Ha pasado casi un año desde que se publicó el artículo de Charley Kyd pero no ha dejado de ser actualidad, el único “pero” es que Charley Kyd se dedica plenamente a escribir y mantener el portal ExcelUser y su enfoque puede ser quizás un poco parcial.

Sin cuestionar que Excel es una buena herramienta, su uso como BPM puede ser un “infierno”: diferentes versiones de la misma información, incoherencia de datos, trazabilidad inexistente, enlaces rotos, datos desactualizados, seguridad (autentificación y autorización), formatos, macros no documentadas,… podría llenar un libro sobre los quebraderos de cabeza que me han dado las “soluciones” basadas en Excel.

La conclusión obvia es que cuanto menos Excel menos problemas. Sin embargo, cuando sumamos la potencia de Excel y una herramienta OLAP integrada la situación cambia, muchos o casi todos los problemas desaparecen y obtenemos algunas ventajas.

Me atrevería a decir que todos los productos OLAP del mercado permiten exportar datos a hojas de cálculo, pero muy pocos son los que proporcionan funciones que puedan leer o escribir datos directamente desde Excel a cubos OLAP. En base a esta característica podemos dividir los productos OLAP en dos tipos: los Normales; y usando las palabras de Charley, los “Excel-Friendly”.

• OLAP Normal: Típicamente los clientes para base de datos OLAP incluyen su propio interfaz a través del cual los usuarios deben navegar, finalmente los datos suelen acabar como un bloque de números en una hoja Excel. Si el usuario tiene suerte, detrás tendrá a un “usuario avanzado” o administrador del sistema que le ayudará a definir un informe en el formato deseado, sino tendrá que trabajar un poco más para ajustar el formato.

• OLAP Excel-Friendly: Estas herramientas se integran con Excel y a través de formulas extraen o escriben directamente los datos de los cubos OLAP. Las hojas de cálculo no contienen números, contienen fórmulas que dinámicamente se conectan a la base de datos OLAP y obtienen la información actualizada.

¿Realmente necesitamos Excel? ¿no tenemos toda la información necesaria en nuestros sistemas BPM?

Desafortunadamente, con toda la información que tenemos en nuestros sistemas integrados siempre hay algo fuera de ellos, las famosas islas de información: Datos de la Web, del canal, de subcontratas, del mercado, comprados a terceros, de la nueva división, de la administración pública… y lo peor de todo, los directores quieren conocerla y sus plazos van desde anteayer hasta mañana a primera hora (sino fuera por esto la palabra “integración” y unos cuantos meses resolverían el problema).

También podemos añadir nuestro gran amigo el Shadow IT, es como el resfriado de invierno que vuelve cada año, complica todavía más el problema. Cada usuario crea su pequeña herramienta o base de datos con un simple Excel y que contiene la información más crítica/fiable/pulida de la empresa.

Los constantes cambios en el entorno empresarial provocan que muchas veces se trabaje consolidando la información fuera de los sistemas existentes. Un ejemplo claro son las compras/ventas de empresas, en la fusión entre HP y Compaq la información consolidada se estuvo realizando en Excel durante meses y sus sistemas de información eran envidiables.

Hay muchas razones por las cuales la información sigue fluyendo a través de enormes documentos Excel, Charley da varias razones: Data Silos, Mergers and acquisitions, System conversions, External data, Forecast, Data corrections. Finalmente, cada empresa es un mundo y tiene sus propios motivos, pero el hecho es que utilizan Excel para la toma de decisiones.

¿Qué aporta una herramienta OLAP Excel-Friendly?

Sí preguntamos a un vendedor/consultor seguro que puede hasta hacernos la cena , pero bromas a parte, estas herramientas tienen una gran ventaja y es que Excel es una herramienta tremendamente utilizada en las empresas y muy arraigada en los usuarios. Un usuario no percibirá un cambio, sino una mejora de su herramienta de trabajo.

La adaptación no es inmediata, los conceptos de dimensiones, cubos,… etc no son triviales y es necesaria la misma formación que se utiliza para cualquier sistema BMP. Sin embargo, las posibilidades de explotar la información para un usuario que haya trabajado ya en Excel son indudablemente mucho mayores.

Un usuario ya no necesitará esperar a que el departamento de IT le desarrolle un nuevo informe, sólo necesita conocer las fórmulas de Excel con las que obtener la información y él mismo puede crear un nuevo informe, compartirlo, mejorarlo, etc. Al final, el usuario obtiene una mayor satisfacción/valor y al mismo tiempo descarga de trabajo al departamento de IT.

Es cierto que hay herramientas muy buenas y sencillas para generar informes en los sistemas OLAP “normales”, pero tienen dos inconvenientes:

1. Es necesario que los usuarios aprendan a utilizar una nueva herramienta.
2. Normalmente, los usuarios crean informes para exportarlos finalmente a Excel, luego realizan un doble trabajo. La información que manejen en Excel será estática (deberán realizar este paso siempre que quieran analizar los datos).

La conclusión es que con las herramientas Excel-Friendly, los usuarios pueden dedicar más tiempo al análisis y menos tiempo a extraer datos y mantener hojas de cálculo.

Productos OLAP Excel-Friendly

El producto OLAP Excel-Friendly más conocido es sin duda Microsoft Analysis Services. La ultima versión de Excel (Excel 2007) incluye de forma nativa funciones para poder leer datos de Analysis Services, pero no para escribir. Complementando la funcionalidad de Analysis Services existen herramientas que permiten escribir de forma integrada desde la versión Excel XP (XLCubed, IntelligentApps, BIXL)

Applix TM1, es propiedad de la multinacional IBM (adquirida junto con Cognos) y es posiblemente la mejor herramienta OLAP Excel-Friendly del mercado.

La competencia de TM1 es PowerOLAP, de la empresa Paris Technologies. Ambas soluciones incluyen conectividad con todo tipo de cubos OLAP y buenas herramientas de análisis, tanto integradas con Excel como basadas en Web.

Por último, no puedo olvidarme de la opción OpenSource/freeware, PALO de Jedox, si bien no es un producto de la categoría de los dos anteriores, es lo suficiente maduro para ser considerado como una alternativa.