Todo indica que la externalización de servicios de correo electrónico será una de las áreas con más crecimiento para los proveedores de servicios de IT(information technology), a día de hoy son muchas las empresas que ya tomaron esta decisión o están estudiándolo seriamente. Hace unas semanas planteaba los puntos fuertes y débiles de la externalización del correo electrónico, también en esta línea publique la guía de ayuda para la externalización del correo electrónico, una batería de preguntas que os puede servir para no olvidar ningún punto importante.

Son muchos departamentos de sistemas de información plantean serios problemas a la externalización de servicios de IT. Ciertamente hay muchos factores a tener en cuenta, cómo vimos hace unas semanas, pero realmente… ¿debemos tener el correo electrónico dentro de nuestra empresa (in-house)?.

Sin lugar a dudas, no es una decisión sencilla, depende mucho del tipo de departamento de sistemas, el equipo que tengamos, las inversiones realizadas, el número de usuarios, los servicios que tengamos que dar, el número de oficinas que tengamos…

Miremos al mercado

Antes de decidir si externalizamos el correo, miremos al mercado y veamos que servicios tenemos a día de hoy para modalidad de pago por usuario. Básicamente podemos agruparlos en cuatro tipos:

  1. Servidor Exchange integrado con AD: Servidor MS Exchange integrado con nuestro directorio activo (AD Active Directory). Es muy caro porque requiere que tengamos máquinas dedicadas en el proveedor, realmente es casi un housing de nuestras máquinas. Poco recomendable salvo para empresas con miles de cuentas, el precio por cuenta en una solución seria (máquinas en cluster) suele estar por entre 20€-30€/mes. Además hay que pagar líneas de comunicaciones. Las penalizaciones por cancelación del contrato son muy altas.
  2. Servidor Exchange sin AD: Servidor MS Exchange sin integración con nuestro directorio activo. El principal problema es que tendremos que hacer un doble mantenimiento y nuestros usuarios no tendrán single sign-on. Los precios por cuenta están entre 10€-20€/mes, puede que sea necesario también pagar un extra en líneas de comunicaciones. Tiene todas las ventajas de un servidor MS Exchange.
  3. Google Apps: Servidores propios y tecnología propia, todavía con algunos problemas, pero avanzando a un ritmo de vértigo (hablaré de Google en mi próximo post). Lo mejor es el precio por cuenta (4€-5€/mes), no tiene sincronización de contactos. Puede permitir sincronización con AD mediante SAML, pero con algunas contraindicaciones.
  4. Cuentas Pop3: Extremadamente barato (<1€/mes por cuenta), pero no es una solución de colaboración (no incluye calendario y agenda). No es una solución para una empresa mediana o grande.

**Nota: El análisis ha sido realizado en base a 5 años, incluyendo alta/instalación/compra de HW para con un número de cuentas variable entre 200 y 5.000, tamaño de buzón de 1GB, retención de 15 días para backup, con antispam y antivirus.

**Nota 2: sobre Domino o Zimbra:  Tanto por garantías como por precio (economía de escala) sólo es planteable la externalización del correo con grandes proveedores (sobre todo ISPs). Estos proveedores a día de hoy no ofrecen servicios basados en otras tecnologías que no sean MS Exchange.

Miremos nuestra empresa

Ahora debemos pensar en cuanto nos cuesta realmente a nosotros mantener el servidor correo electrónico, calendario y agenda, incluyendo todos los gastos fijos y variables. El precio in-house será más o menos entre 10€-20€/mes por cuenta, si os sale menos: 1) estáis olvidando algo; 2) no tenéis alta disponibilidad (cluster) o continuidad de negocio (backup).

Conclusiones

Ahora ya podemos sacar conclusiones y ver si es o no interesante para nuestra empresa externalizar el correo. Para entenderlo mejor, he creado un pequeño y sencillo gráfico, donde los números son aproximados. De aquí podemos extraer algunas conclusiones:

  • Queda patente que para pocas cuentas de correo la mejor opción sin dudas es externalizar el correo electrónico.
  • También es claro que para muchas cuentas, salvo por razones estratégicas, es más barato tener la gestión en casa.
  • Por último, cuando hay un número de cuentas entre 600 o 2000 aproximadamente (depende de la empresa) hay que evaluar muy bien que es lo más interesante.

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Pregunta

Creo que es la primera pregunta abierta que voy a dejar en un Post, pero me interesan mucho vuestros comentarios. Creo que es un tema de debate realmente interesante: ¿Externalizaríais el correo electrónico de vuestra empresa? (vaya por adelantado que mi respuesta es sí)

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