¿Debemos externalizar el correo electrónico?
Publicado por lcflores en 3rd Junio 2008
Todo indica que la externalización de servicios de correo electrónico será una de las áreas con más crecimiento para los proveedores de servicios de IT(information technology), a dÃa de hoy son muchas las empresas que ya tomaron esta decisión o están estudiándolo seriamente. Hace unas semanas planteaba los puntos fuertes y débiles de la externalización del correo electrónico, también en esta lÃnea publique la guÃa de ayuda para la externalización del correo electrónico, una baterÃa de preguntas que os puede servir para no olvidar ningún punto importante.
Son muchos departamentos de sistemas de información plantean serios problemas a la externalización de servicios de IT. Ciertamente hay muchos factores a tener en cuenta, cómo vimos hace unas semanas, pero realmente… ¿debemos tener el correo electrónico dentro de nuestra empresa (in-house)?.
Sin lugar a dudas, no es una decisión sencilla, depende mucho del tipo de departamento de sistemas, el equipo que tengamos, las inversiones realizadas, el número de usuarios, los servicios que tengamos que dar, el número de oficinas que tengamos…
Miremos al mercado
Antes de decidir si externalizamos el correo, miremos al mercado y veamos que servicios tenemos a dÃa de hoy para modalidad de pago por usuario. Básicamente podemos agruparlos en cuatro tipos:
- Servidor Exchange integrado con AD: Servidor MS Exchange integrado con nuestro directorio activo (AD Active Directory). Es muy caro porque requiere que tengamos máquinas dedicadas en el proveedor, realmente es casi un housing de nuestras máquinas. Poco recomendable salvo para empresas con miles de cuentas, el precio por cuenta en una solución seria (máquinas en cluster) suele estar por entre 20€-30€/mes. Además hay que pagar lÃneas de comunicaciones. Las penalizaciones por cancelación del contrato son muy altas.
- Servidor Exchange sin AD: Servidor MS Exchange sin integración con nuestro directorio activo. El principal problema es que tendremos que hacer un doble mantenimiento y nuestros usuarios no tendrán single sign-on. Los precios por cuenta están entre 10€-20€/mes, puede que sea necesario también pagar un extra en lÃneas de comunicaciones. Tiene todas las ventajas de un servidor MS Exchange.
- Google Apps: Servidores propios y tecnologÃa propia, todavÃa con algunos problemas, pero avanzando a un ritmo de vértigo (hablaré de Google en mi próximo post). Lo mejor es el precio por cuenta (4€-5€/mes), no tiene sincronización de contactos. Puede permitir sincronización con AD mediante SAML, pero con algunas contraindicaciones.
- Cuentas Pop3: Extremadamente barato (<1€/mes por cuenta), pero no es una solución de colaboración (no incluye calendario y agenda). No es una solución para una empresa mediana o grande.
**Nota: El análisis ha sido realizado en base a 5 años, incluyendo alta/instalación/compra de HW para con un número de cuentas variable entre 200 y 5.000, tamaño de buzón de 1GB, retención de 15 dÃas para backup, con antispam y antivirus.
**Nota 2: sobre Domino o Zimbra: Tanto por garantÃas como por precio (economÃa de escala) sólo es planteable la externalización del correo con grandes proveedores (sobre todo ISPs). Estos proveedores a dÃa de hoy no ofrecen servicios basados en otras tecnologÃas que no sean MS Exchange.
Miremos nuestra empresa
Ahora debemos pensar en cuanto nos cuesta realmente a nosotros mantener el servidor correo electrónico, calendario y agenda, incluyendo todos los gastos fijos y variables. El precio in-house será más o menos entre 10€-20€/mes por cuenta, si os sale menos: 1) estáis olvidando algo; 2) no tenéis alta disponibilidad (cluster) o continuidad de negocio (backup).
Conclusiones
Ahora ya podemos sacar conclusiones y ver si es o no interesante para nuestra empresa externalizar el correo. Para entenderlo mejor, he creado un pequeño y sencillo gráfico, donde los números son aproximados. De aquà podemos extraer algunas conclusiones:
- Queda patente que para pocas cuentas de correo la mejor opción sin dudas es externalizar el correo electrónico.
- También es claro que para muchas cuentas, salvo por razones estratégicas, es más barato tener la gestión en casa.
- Por último, cuando hay un número de cuentas entre 600 o 2000 aproximadamente (depende de la empresa) hay que evaluar muy bien que es lo más interesante.
Pregunta
Creo que es la primera pregunta abierta que voy a dejar en un Post, pero me interesan mucho vuestros comentarios. Creo que es un tema de debate realmente interesante: ¿ExternalizarÃais el correo electrónico de vuestra empresa? (vaya por adelantado que mi respuesta es sÃ)
3rd Junio 2008 a las 13:57
Hola, interesante el tema, tenemos casos de clientes con un promedio de 500 a 600 cuentas y hemos ahorrado mucho costo utilizando ZIMBRA, se han eliminado costosos servidores Exchange y ahora los clientes estan mas que satisfechos… incluso hay mas clientes que se decantan por la version Community de Zimbra por la sencilla administración. Creo que deberias tener encuenta a Zimbra u otras opciones OS como Scalix… tienen todo lo que Exchange ofrece al usuario basico y medio y ademas con independencia de plataforma. saludos!
3rd Junio 2008 a las 15:59
Hola Armindux,
Muchas gracias por tu respuesta.
En tiendo cuando hablas de las cuentas de correo de vuestros clientes, ellos las tienen alojadas en los servidores de su empresa y vosotros les dais un servicio de consultorÃa y asesoramiento para el mantenimiento de Zimbra.
Desafortunadamente, a dÃa de hoy los pocos proveedores que dan servicios de pago por uso para Zimbra (http://www.zimbra.com/partners/zimbra_hosting.html) son poco recomendables para poner en sus manos una información tan valiosa para una empresa (yo no lo harÃa) como es el correo electrónico, agenda y contactos.
Hablo de outsourcing en términos de pago por cuenta y no de servicios de housing donde no puedes aprovechar las ventajas de una economÃa de escala. En las soluciones de colaboración (correo, agenda y contactos) externalizadas MS Exchange es el rey, cómo ejemplo, los principales ISPs en España (Telefónica, BT, Tele2) sólo ofrecen MS Exchange.
Pero no me mal interpretes, pienso que Zimbra es alternativa una muy buena para servidores in-house, esperemos que su crecimiento exponencial en este mercado haga que los principales ISPs se animen a ofrecer servicios de pago por uso. No me atrevo a decir que pasará en el futuro, porque Google se está moviendo muy rápido y puede que acabe comiéndose este mercado sin hacer distinciones entre MS Exchange y Zimbra.
lcflores