Este es uno de esos post para no olvidar las cosas que vamos aprendiendo por el camino.

Desconozco el motivo/causa de los errores de Microsoft Office 2003, entre ellos, hay algunos cuya solución es sencilla y sin embargo puede traernos verdaderos dolores de cabeza. Por ejemplo, el siguiente error con el fichero SKU011.CAB:

Síntomas:

1. No podemos abrir Excel,
2. Al abrir Excel se lanza la instalación de nuevos componentes.
3. Muestra un mensaje de error: Falta el fichero SKU011.CAB.
4. Intentamos introducir el CD de instalación, pero tampoco encuentra el dichoso fichero.

Solución:

1. Inicio -> Ejecutar: regedit
2. Nos abre el editor del registro de Windows (mucho cuidado con lo que cambiáis aquí)
3. Desplegar el árbol de keys siguiente
   • [HKEY_LOCAL_MACHINE] -> [SOFTWARE] -> [Microsoft] -> [Office] -> [11.0] -> [Delivery] -> {90000409-6000-11D3-8CFE-0150048383C9}
   • Nota: El valor {90000409-6000-11D3-8CFE-0150048383C9} puede ser diferente.
4. Cambiar el valor de [CDCache] a [0].

Fácil y sencillo, ahora ya debería funcionar

Encontré la solución en el blog de Technology-M. Un blog realmente lleno de soluciones a pequeños problemas.

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Muchas veces utilizamos Microsoft Excel para tener informes/datos/sumas de diferentes empresas/sedes/productos que ponemos en hojas diferentes de Excel, para finalmente necesitamos acabamos creando una hoja resumen donde poder ver la visión global de todo.

Para crear un resumen utilizaremos varias funciones que ya hemos explicado anteriormente en Xperimentos: SUMAPRODUCTO, INDIRECTO y DESREF. Con estas funciones y un poco de cuidado a la hora de crear las hojas de detalle obtendremos nuestro resumen de forma automática.

NOTA: Dependiendo del caso, yo personalmente utilizaría una solución basada en una base de datos (MS Access o similar), pero la realidad es que muchas personas se sienten más cómodas con Excel y prefieren utilizar las herramientas que conocen.

Un ejemplo de hoja resumen Avanzado:

NOTA: Vamos a usar el mismo ejemplo que utilizamos en el post de la función INDIRECTO, os recomiendo empezar leyendo el primer ejemplo inicial ya que en este caso daremos muchas cosas básicas por explicadas, en este caso vamos a utilizar las fórmulas SUMAPRODUCTO e INDIRECTO. También os recomiendo descargaros el Excel de ejemplo a la vez para tenerlo abierto a la vez que leéis el post.

Supongamos, por ejemplo, que tenemos un Excel con las compras de cada una de las sedes de nuestra empresa: A, B, C y D.

En cada una de las hojas tenemos el resumen de las compras realizadas con las siguientes columnas de información (cómo se puede ver en la imagen):

• Fecha
• Descripción
• Responsable
• P/U (Precio unitario)
• Importe

Ahora queremos crear un resumen en el cual obtengamos la suma total de cada una de las sedes de forma automática y sencilla:

1) En cada una de las hojas creamos un resumen en la primera fila, es importante que en todas las hojas de las sedes estén los datos en las mismas celdas. En el ejemplo, el Total del importe estará en la celda “F1”.

2) Creamos una hoja Resumen, donde recogeremos los datos totales de cada una de las sedes. En este ejemplo inicialmente sólo  recogeremos los totales del importe y la cantidad de cada una de las sedes.

Primero creamos una tabla donde en la primera columna aparecerán los nombres de las diferentes hojas Excel, escritos exactamente igual, y en la primera fila pondremos el nombre de la celda donde están los datos que deseamos recoger de todas las hojas de las Sedes. Con la fórmula  =INDIRECTO(”‘”&$B3&”‘!”&C$2) ya tenemos un primer resumen con los datos totales.

3) Ahora vamos a sacar un resumen más avanzado utilizando la función SUMAPRODUCTO y INDIRECTO. Una vez que conocemos los datos totales para cada sede, seguro que nos interesará conocer las compras realizadas en cada uno de los proveedores o incluso que productos se han comprado.

Con una tabla dinámica podríamos conseguir estos datos fácilmente para una hoja Excel, pero cuando se combinan varias hojas Excel debemos utilizar un método más refinado.  

Con la fórmula  =INDIRECTO(”‘”&C$18&”‘!”&”B3:B15″) obtenemos el rango de celdas entre B3 y B15 (columna donde están los nombres de los proveedores) de la hoja de Excel con el nombre que aparece en la celda C$18 (es decir, “Sede A“). Ahora comparamos la matriz de datos obtenida con $B19 (el nombre del proveedor, en este caso “Pro 1“)  =INDIRECTO(”‘”&C$18&”‘!”&”B3:B15″)=$B19 , esta fórmula nos devuelve una matriz de 0s y 1s que indican si la fila es o no del proveedor (coincide con el nombre del proveedor).

Por último, sólo es necesario multiplicar la matriz por los valores de las compras realizadas que los obtenemos con la siguiente fórmula INDIRECTO(”‘”&C$18&”‘!”&”F3:F15″). El resultado de la formula final es:

=SUMAPRODUCTO(1*(INDIRECTO(”‘”&C$18&”‘!”&”B3:B15″)=$B19)*INDIRECTO(”‘”&C$18&”‘!”&”F3:F15″))

Aquí tenéis una imagen con el ejemplo (click para ampliar).

4) Ya tenemos un resumen que permite obtener el detalle de cada proveedor en cada una de las sedes, a partir de aquí podéis realizar cualquier tipo de informe utilizando la misma técnica, en el Excel de ejemplo tenéis dos ejemplos más. Mucha suerte y ánimo que es más sencillo de lo que parece. 

Descargas:

Excel creado para el ejemplo de resumen avanzado.

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La semana pasada fue lanzada una nueva versión de OpenOffice.org, la office suite open source líder a día de hoy.

Por su madurez como producto, podemos hablar de OpenOffice.org como realmente un sustituto de Microsoft Office. En términos de funcionalidad, cubre todas las necesidades que puedan tener usuarios normales e intermedios (el 90% del global), incluso para resolver algunos problemas tiene mejores soluciones que otras herramientas del mercado.

Sin embargo, no podemos concluir que a día de hoy sea todavía una alternativa real a Microsoft Office para una empresa que ya tiene Microsoft Office, los principales problemas son: a) la compatibilidad de los documentos generados; b) la integración con otros sistemas (ERP,CRM…etc); c) la resistencia de los usuarios a los cambios, junto con la migración de los documentos existentes.

Dentro de OpenOffice tenemos:

• Base: Base de datos de escritorio, similar a Microsoft Access.
• Calc: Hoja de cálculo, similar a Microsoft Excel.
• Chart: Herramienta para creación de gráficos, amplia la funcionalidad del resto de aplicaciones. Apareció en la versión 2.3.
• Draw: Herramienta de dibujo vectorial.  
• Impress: Herramienta de presentaciones, similar a Microsoft PowerPoint.
• Writer: Procesador de textos, similar a Microsoft Word.

Mejoras de la nueva versión OpenOffice 2.4:

General:

• Conexión a servidores WebDAV vía HTTPS.
• Importación de iconos personalizados para las barras de herramientas.
• Control de password-storing con un password maestro.
• Aviso si un documento es de una nueva versión de ODF (Open Document Format).
• Documentos PDF: soporte para enlaces, referencias y PDF/A-1 (ISO 19005-1).
• Mac OS X: Soporte para Quicktime.
• Mejorada la usabilidad de la ventana de impresión.
• Cuadros de edición: aviso en el límite de caracteres.
• Cambio de la fuente por defecto de BitStream Vera a DejaVu.

Localización / Internacionalización:

• Añadidos 10 idiomas.

Base / DBA:

• Soporte mejorado para datos numeric(n) de JDBC y Oracle.
• Mayor sencillez en la elección del nombre al copiar una tabla. 
• Editar vistas en HSQLDB
• El diseñador de consultas incluye ahora todas las propiedades de los comandos SQL.
• Diseñador de consultas en la vista SQL.
• Diseñador de relaciones para MySQL.
• Configuración de la comprobación de campos requeridos en formularios.
• Soporte para Access 2007 (ficheros .accdb)

Calc:

• Conversión de texto a columnas.
• Columnas y filas pueden ser movidas mediante drag and drop.
• Al pulsar Enter vuelve a la columna donde se empezo a introducir datos, una fila debajo.
• Fórmulas: “+” y “-” pueden ser usadas para empezar.
• Zoom individualizado para cada hoja.
• AutoFiltro: Las opciones son agrupadas de una forma más clara y sencilla.
• Tabla dinámica (DataPilot): Capacidad de ordenar y de drilldown (doble clic) a las celdas que generan el dato.
• Mejora de rendimiento de las funciones: VLOOKUP y MATCH.
• Mejora de la ventana de impresión.
• Las teclas PageUp Y PageDown ahora funcionan en la vista previa de impresión.
• Los Nombres de hojas en los hiperenlaces de las celdas pueden ser renombrados.

Chart:

• Mejoras en las curvas de regresión.
• Posibilidad de invertir ejes.
• Barras de diferentes ejes son mostradas una a continuación de otra.
• Etiquetas de datos: formato numérico.
• Etiquetas de datos: puede mostrar tanto el valor como el porcentaje.
• Etiquetas de datos: muestra cada parte en una línea separada.
• Etiquetas de datos: más flexible el lugar donde situarlas.
• Etiquetas de segmentos de tartas: evita superposiciones.
• Etiquetas de datos: pueden ser borradas con la tecla delete.

Draw:

• Navegación entre los objetos de la página usando la tecla tab.
• Exportación a PDF: nombres de página como enlaces.
• Reducción de la complejidad.

Impress:

• Navegación entre los objetos de la página usando la tecla tab.
• Efectos 3D en la transición de diapositivas.
• Exportación a PDF: nombres de diapositivas como enlaces.
• Mayor facilidad para insertar una imagen de fondo.

Writer:

• Selección de un área rectangular de texto.
• Buscar y reemplazar mejorado.
• Comprobación de ortografía: mayor sencillez para seleccionar un lenguaje.
• Barra de herramientas “Insert&Insert Object” rediseñada.
• Puede ser impreso el texto oculto.
• Posibilidad de ocultar los contenedores de texto.
• Accesos directos al estilo del párrafo.
• La acción de Ctrl-clic en los hiperenlaces puede ser cambiada.
• Propiedades del documento personalizables.

Extensiones/ programación / API:

• Sistema de ayuda extensible.
• Posibilidad de mostrar un nombre diferente para las extensiones.
• Soporte para actualización de extensiones basada en Web.
• Información adicional sobre las extensiones.
• Soporte para comprobación de actualizaciones de extensiones.
• Conjunto de portapapeles para diálogos.
• Controles con fondo transparente.
• Control remoto de presentaciones vía API.
• API: Obtener el objeto seleccionado (tabla(s) o consulta(s)) en la ventana principal de Base.

NOTA: También han cambiado la Web del proyecto y ahora tiene un look&feel mucho más profesional.

Enlaces:

OpenOffice.org

Notas de la versión 2.4

Descarga OpenOffice.org 2.4

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Cuando tenemos una hoja de Excel con los datos organizados de forma mensual, es decir, en una columna Enero, luego Febrero, Marzo,…etc. Es habitual tener uno de los siguientes problemas:

• Los datos son mensuales y queremos obtener los datos acumulados.
• Los datos son acumulados y deseamos obtener los datos mensuales.

Para calcular de forma sencilla los datos acumulados/mensuales utilizaremos la función DESREF de Excel. También se puede realizar en base a sumas sencillas: mes n = mes n + mes n-1; el único problema es que esta fórmula no es válida para primer mes y debería ser diferente: mes 1 = mes 1 (hay que tener cuidado para evitar errores).

La función DESREF:

Con la función DESREF devuelve un rango de celdas (una o varias celdas) a partir de una celda o rango base, permite especificar un desplazamiento y después el alto y ancho del rango de celdas. El formato de la función es el siguiente:

     DESREF( ref; filas; columnas; [alto]; [ancho])

Donde:

• ref - La referencia base. Debe referirse a una celda o rango de celdas. (Ejemplo A1 o A1:B3)
• filas - Número de filas de desplazamiento (hacia arriba o hacia abajo). Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco filas más abajo de ref.
• Columnas - Número de columnas de desplazamiento(hacia la derecha o izquierda). Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de ref.
• Alto - (Opcional) número de filas, que tendrá la referencia devuelta. Debe ser positivo.
• Ancho - (Opcional) número de columnas, que tendrá la referencia devuelta. Debe ser positivo.

Ejemplos:

Ejemplo de datos mensuales acumulados:

Supongamos que tenemos un informe con datos mensuales correspondientes al primer cuatrimestre del año, a partir de los datos mensuales deseamos generar los datos acumulados de los mismos meses del primer cuatrimestre. De esta forma “Febrero Acumulado” será igual a la suma de “Enero” + “Febrero“.

Una primera aproximación que podemos utilizar es “Ene A” =A3 y “Feb A” =B2+E2 ; esta fórmula podemos arrastrarla y completar “Mar A” y “Abr A” de forma sencilla, pero los datos de Enero tiene que ser calculados de forma diferente.

Ahora vamos a tratar de resolver el problema con la función DESREF. Con la función DESREF podemos seleccionar el conjunto de celdas que deseamos sumar, la formula final es:

         =SUMA(DESREF($A3;0;0;1;COLUMNA(A3)-COLUMNA($A3)+1))

Donde:

• COLUMNA(A3)
  • devuelve el número de la columna A = 1.
• COLUMNA($A3)
  • devuelve siempre el número de la columna A = 1.
• COLUMNA(A3)-COLUMNA($A3)+1
  • devuelve la diferencia entre las columnas.
• DESREF($A3;0;0;1;COLUMNA(A3) - COLUMNA($A3) + 1)
  • La celda de referencia está siempre en la columna A.
  • No hay desplazamiento de la celda de referencia.
  • El rango será de una fila.
  • Número de columnas a sumar, para Enero será 1, y se irá incrementando hasta para abril donde serán 4, es decir, SUMA(A3:D3).

En la imagen de arriba puede apreciarse la fórmula para Enero acumulado, Suma(A3:A3). Abajo aparece la fórmula para el mes de Abril acumulado, Suma(A3:D3).

Parece un poco más complejo, pero es la misma formula para todos los meses y un buen ejemplo del potencial de la fórmula DESREF.

Descargar:

Excel creado para el ejemplo de la función DESREF

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Muchas veces utilizamos Microsoft Excel para tener informes/datos/sumas de diferentes empresas/sedes/productos que ponemos en hojas diferentes de Excel, para finalmente necesitamos acabamos creando una hoja resumen donde poder ver la visión global de todo.

Para crear un sencillo resumen podemos utilizar la función INDIRECTO de Excel, con esta función y un poco de cuidado a la hora de crear las hojas de detalle obtendremos nuestro resumen de forma automática.

NOTA: Este es un ejemplo sencillo que os recomiendo leer antes de pasar a otro ejemplo más avanzado. Sí queremos obtener resúmenes más complejos podemos combinar las fórmulas INDIRECTO, SUMAPRODUCTO y DESREF podéis ver un ejemplo en: Resumen avanzado con datos de diferentes hojas Excel (Será publicado en breve).

La función INDIRECTO:

En la ayuda de Excel encontramos la siguiente definición:

“Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se evalúan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO cuando desee cambiar la referencia a una celda en una fórmula sin cambiar la propia fórmula.”

Ahora ya sabéis lo que es, ¿no?. Ciertamente con esa definición yo no me he enterado de mucho, así que lo explicaré con otras palabras y un ejemplo.

La función INDIRECTO nos permite utilizar un texto como referencia, es decir, convierte el texto en una parte de la función de Excel. Un ejemplo muy sencillo de cómo funciona, lo podemos ver en la siguiente imagen:

En la celda B2, hemos escrito:

            =INDIRECTO(A1&A2)

Donde:

• A1 contiene “C”.
• A2 contiene “1”.
• Concatenando A1 y B2 (es decir, =A1&B2) obtendríamos “C1”.
• Finalmente al aplicar la función INDIRECTO() sobre el contenido de A1 y B2, obtenemos el mismo resultado que si hubiéramos puesto en la celda “=C1”, en el este caso “Ejemplo INDIRECTO”.

NOTA: También es interesante utilizar la función INDIRECTO para que una fórmula siempre haga referencia a las mismas celdas, porque Excel actualiza las fórmulas automáticamente cuando las celdas se desplazan al eliminar/insertar/cortar/pegar filas o columnas.

Un ejemplo de hoja Resumen:

Supongamos, por ejemplo, que tenemos un Excel con las compras de cada una de las sedes de nuestra empresa: A, B, C y D.

NOTA: Otros ejemplos o casos típicos son tener una hoja Excel por mes/año, por producto, por cliente… etc. Cuando el problema se complica, por ejemplo, si tenemos pestañas por meses y un documento Excel para cada Sedes, la solución más fácil es utilizar vínculos entre documentos Excel. Personalmente, estoy en contra de los vínculos en Excel, ya que son siempre foco de problemas (enlaces rotos, desactualizados,…). Para estos casos os recomendaría utilizar una herramienta de Business Intelligence integrada con Excel, por ejemplo PALO que además es gratuita.

En cada una de las hojas tenemos el resumen de las compras realizadas con las siguientes columnas de información (cómo se puede ver en la imagen):

• Fecha
• Descripción
• Responsable
• P/U (Precio unitario)
• Importe

Ahora queremos crear un resumen en el cual obtengamos la suma total de cada una de las sedes de forma automática y sencilla:

1) En cada una de las hojas creamos un resumen en la primera fila, es importante que en todas las hojas de las sedes estén los datos en las mismas celdas. En el ejemplo, el Total del importe estará en la celda “F1”.

2) Creamos una hoja Resumen, donde recogeremos los datos totales de cada una de las sedes. En este ejemplo inicialmente sólo  recogeremos los totales del importe y la cantidad de cada una de las sedes.

Primero creamos una tabla donde en la primera columna aparecerán los nombres de las diferentes hojas Excel, escritos exactamente igual, y en la primera fila pondremos el nombre de la celda donde están los datos que deseamos recoger de todas las hojas de las Sedes.

Con la fórmula  =’SEDE A’!D1 obtendríamos el valor de la cantidad total de la Sede A, si ahora utilizamos la fórmula INDIRECTO quedaría =INDIRECTO(”‘SEDE A’!D1″). Finalmente sustituyendo “Sede A” y “D1” por el valor de las celdas B3 y C2 nos queda =INDIRECTO(”‘”&$B3&”‘!”&C$2). Ponemos “$” para que nos valga la fórmula para toda la tabla que hemos creado según se puede ver en la siguiente imagen:

Sólo nos queda ocultar la segunda fila y ya estará la primera tabla del resumen terminada

3) Imaginación al poder; utilizando la misma técnica podemos crear todo tipo de resúmenes, no obstante está técnica se queda corta si queremos obtener cosas un poco más complejas, por ejemplo: ¿Cuál ha sido el importe total de las compras al proveedor número 6 (”pro6″)? esto lo veremos en el próximo post: Resumen avanzado con datos de diferentes hojas Excel (Será publicado en breve).

Descargas:

Excel creado para el ejemplo de la función INDIRECTO.

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