Con ello se facilita que de manera facil cualquiera del usuario final del área de negocio, pueda montar de forma facil un Excel para toma de decisiones.

Para controlar la dispersión de Hojas Excel que esto puede acarrear, se aumenta tambien la integracion con SharePoint Server 2010 y Microsoft SQL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestión de las hojas; al tiempo que se facilita la compartición. Es decir, se gana una herramienta de más potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologías y te ata un poco más a Microsoft.

Visualizar: PowerPivot

Leer el datasheet de PowerPivot for Excel 2010

Fuente: TodoBI

Las fórmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un cálculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho mas limitadas que las fórmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuación.

Cómo insertar un cálculo en Word

En Word podemos insertar un cálculo en cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word.

Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar información del sistema, referencias, fórmulas…. en nuestro caso sólo vamos a tratar la opción de generar fórmulas que nos permitan almacenar un cálculo.

Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el número de segundos al año = 365*24*60*60:

• Clic donde desees que Word imprima la información.
• Presiona “CTRL + F9″ para insertar un par de caracteres de campo ({ }).
• Inserta la fórmula entre las “llaves“, {=365*24*60*60}
• Pulsa “F9″.

También podemos realizar los mismos pasos a través de la opción para insertar un campo del menú de Word.

Cómo insertar una fórmula en una tabla de Word

Algo bastante común es tener que insertar tablas con números y cálculos de totales, medias… etc. La opción más común es incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opción si tienes que realizar cálculos complejos. Sin embargo si sólo quieres crear una pequeña tabla con algunos números, puede que sea más rápido realizarlo directamente en Word. Por ejemplo:

Para insertar una nueva fórmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:

• Sitúate dentro de la celda en la cual deseas incluir la fórmula
• En el menú de Word, dentro del submenú “Tabla“, selecciona “Fórmula…“.

• Aparecerá una ventana y Word automáticamente rellenará la fórmula en función de los números que haya en la tabla. Sino es correcta podemos cambiarla.

• Nos permite también dar formato al número, es una opción interesante para que el resultado final sea aun mejor.
• Pulsa el botón aceptar y la formula se insertará en la tabla.

NOTA: Son especialmente interesantes las funciones LEFT o ABOVE. Por ejemplo, LEFT dentro de una fórmula de SUMA (o similar) sumará todas las celdas que estén a su izquierda, si dentro de unos días añadimos columnas a nuestra tabla la fórmula seguirá funcionando.

Actualización de las fórmulas

Para actualizar una fórmula o un campo en Word, sólo tienes que situarse dentro del campo/fórmula y pulsar “F9″. También puedes hacer clic con el botón derecho y pulsar actualizar campos.

Si sólo tienes una fórmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso ocasionar errores en los cálculos al tener que actualizar una a una todas fórmulas.

Actualización de todas las fórmulas

Para actualizar todas las fórmulas al mismo tiempo sólo tienes que seguir los siguientes dos pasos:

• Selecciona todo pulsando la combinación de teclas “CTRL + E”.
• Pulsa “F9″. Automáticamente se actualizarán todas las fórmulas seleccionadas.

Actualización automática de las fórmulas

Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las fórmulas con el método anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos, hay métodos para “obligar” a que Word actualice de forma automática todas las fórmulas.

La solución es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento (no recomendable por que iría todo muy lento)…etc. Por ejemplo, con la siguiente Macro se actualizarían todas las fórmulas al abrir el documento Word.

   1: Sub AutoOpen()

   2:    Dim rango As Range

   3:    Dim campo As Field

   4:    For Each rango In ActiveDocument.StoryRanges

   5:       For Each campo In rango.Fields

   6:          campo.Update

   7:       Next campo

   8:    Next rango

   9: End Sub

NOTA: Cuidado con el uso de macros en documentos, si enviamos el fichero a otra persona, al abrir el documento recibirá un mensaje de alerta (o no, dependiendo de su configuración de seguridad) y por defecto se desactivaran las macros. Por lo tanto, cuando abran nuestro documento es muy probable que no se actualicen automáticamente las fórmulas.

Parece que Sun apuesta por el mercado de los usuarios Mac para intentar ampliar su cuota de mercado. StarOffice tiene menos de un 1% del mercado global (basado en datos del año pasado) y su hermano gemelo, OpenOffice.org también tiene una base instalada relativamente pequeña (aproximadamente un 5% según Gartner). Curiosamente (según ClickStream Technologies) OpenOffice.org también tiene un 5% del mercado de los usuarios de Internet en USA, en el mismo estudio Google Docs ya tiene un 1%.

Enlaces:

• Noticia original
• Noticia de Sun
• StarOffice
• OpenOffice

Para la gestión de proyectos hay herramientas especificas muy útiles con inmensidad de opciones/funcionalidades, como por ejemplo MS Project (quizás la mas conocida). Aunque no guste a los puristas, no es raro utilizar Excel como herramienta de gestión de proyectos, principalmente por coste/sencillez (o por falta de conocimientos de otras herramientas). Si usas Excel para el seguimiento de las tareas de los proyectos, puede que además te interese trabajar con la flexibilidad y capacidad de cooperación que tiene Google Spreadsheets (Sino conoces Google Spreadsheets te recomiendo que dediques 5 minutos a ver por donde irán las aplicaciones del futuro. Desde mi punto de vista, en cuanto Google resuelva como copiar y pegar fácilmente permitirá remplazar a Excel para el 95% de los usuarios).

Una de las cosas excepcionales de Google Docs es la posibilidad que hay para los desarrolladores de crear e integrar sus propios productos dentro de spreadsheets como un gadget. Gracias a la empresa Viewpath, han desarrollado un nuevo tipo de Gráfico para generar sencillos diagramas de Gantt, de esta forma nuestro tradicional Excel de gestión de tareas se puede convertir una herramienta mucho más visual y útil. A continuación un pequeño vídeo con un ejemplo.

Nunca he tenido ningún problema usando estos servicios de Google (desde 2006 hasta hoy) salvo la velocidad del servicio, sin embargo, antes de que te lances a usar Google Spreadsheets de manera exponencial, no olvides que a día de hoy no hay garantías de disponibilidad y recuperación ante desastres. Es poco probable que ocurra algo así, una noticia de este estilo sería nefasta para la credibilidad de Google.

Por último no debemos olvidar el problema de la privacidad de los datos. Si usas esta herramienta profesionalmente, quizás necesario, o incluso obligatorio dependiendo de los datos que almacenes, tener un acuerdo de confidencialidad con Google. A día de hoy, es posible con una cuenta de pago de Google Apps ajustar, la aceptación de la licencia de uso gratuita es muy ambigua. Para datos personales, sino utilizas una cuenta de pago de Google, Google Spreadsheets no es menos seguro (en cuanto a privacidad se refiere) que otros servicios gratuitos como Gmail, Hotmail, Yahoo mail o similar.

Enlaces:

Google Spreadsheets

Noticia original (Featured gadget: Gantt charts in spreadsheets)

Uso de CTRL como maximizador de acciones: Al pulsar esta tecla generamos que cada uno de los movimientos por las celdas se amplifiquen. Veamos algunos ejemplos:

• CTLR + Teclas de movimiento: Si estamos en un bloque de celdas y nos estamos moviendo por ellas, al pulsar esta combinación nos lleva al primer punto vacío de este bloque del lado pulsado. Es decir, si estamos en el centro del bloque de celdas y pulsamos CRTL + Derecha nos llevará en la misma fila a la primera columna a nuestra derecha sin texto.
• CRTL + Teclas de movimiento EN EDICIÓN: Del mismo modo, si estamos editando una celda (si estamos introduciendo un texto en esta) y queremos retroceder dentro de este texto, no es necesario usar el ratón para llegar al punto deseado. Simplemente pongamos la celda en modo edición (pulsando F2) y podremos movernos con las teclas de movimiento. Si queremos un avance más rápido, usamos la tecla CRTL y cada avance, en vez de suponer movernos un solo carácter, nos desplazaremos una palabra completa (volvemos a movernos “hasta la primera posición en blanco”).
• CRTL + Avance de página: Un documento Excel es denominado por Microsoft como libro. Es así porque está compuesto de hojas. Para avanzar entre estas, usemos esta combinación evitando el desplazamiento de ratón.
• CRTL + Tabulación: Al igual que en otras muchas aplicaciones, si tenemos varios libros abiertos a la vez y queremos cambiar de uno a otro, lo podemos hacer pulsando CTRL + Tabulación.

Uso de CRTL para acciones predefinidas

• CRTL + F1: La versión 2003 incorporó una barra lateral (aparece en la derecha de la pantalla y se le suele dar menos importancia de la que tiene) en la que normalmente solemos ver la ayuda. Para que esta aparezca, pulsaremos CTRL + F1. En este menú encontraremos el gestor del portapapeles, las áreas de trabajo compartidas (para usuarios SharePoint), referencia (un diccionario, un traductor y buscador de sinónimos y antónimos), o el gestor de imágenes prediseñadas entre otros. No he aprendido como navegar por estas opciones sin usar el ratón, pero no quería dejar de hablar de ellas y animaros a que, si os interesan, pidáis un post sobre ellas.
• CRTL + F12: Para ver el menú “abrir” pulsaremos CTRL + F12. También podemos usar CTRL + O (en inglés) o A (en castellano).
• CTRL + F4: Para cerrar el documento con el que estamos trabajando.
• CRTL + C / X / Z: Los clásicos copiar, cortar y pegar. Siempre he pensado que pegado especial debería tener su rincón en este grupo.

Alternativo (ALT) para el movimiento por los menús. En los menús de Excel, siempre encontraremos una letra en cada línea de menú subrayada que significa que al pulsar la combinación “ALT+Letra” se abrirá directamente ese menú.
Rutas / palabras clave. Uno de los creadores de este blog me enseño este “TIP”. Amplía y da sentido a la funcionalidad ALT + Letra de menú. Soluciona el problema de que muchas acciones no pueden ser ejecutadas con teclas de acceso directo. Para ello me enseño a memorizar la combinación de letras de menú por las que me muevo para ejecutar alguna acción. Yo, cuando quiero realizar un pegado especial, mecánicamente realizo “Alt+E -> E”. Pruébalo, es realmente ágil.

Suelo usar alguna más pero las dejaremos para un futuro post.

Un saludo,

Sergio Laborda

Desconozco el motivo/causa de los errores de Microsoft Office 2003, entre ellos, hay algunos cuya solución es sencilla y sin embargo puede traernos verdaderos dolores de cabeza. Por ejemplo, el siguiente error con el fichero SKU011.CAB:

Síntomas:

1. No podemos abrir Excel,
2. Al abrir Excel se lanza la instalación de nuevos componentes.
3. Muestra un mensaje de error: Falta el fichero SKU011.CAB.
4. Intentamos introducir el CD de instalación, pero tampoco encuentra el dichoso fichero.

Solución:

1. Inicio -> Ejecutar: regedit
2. Nos abre el editor del registro de Windows (mucho cuidado con lo que cambiáis aquí)
3. Desplegar el árbol de keys siguiente
   • [HKEY_LOCAL_MACHINE] -> [SOFTWARE] -> [Microsoft] -> [Office] -> [11.0] -> [Delivery] -> {90000409-6000-11D3-8CFE-0150048383C9}
   • Nota: El valor {90000409-6000-11D3-8CFE-0150048383C9} puede ser diferente.
4. Cambiar el valor de [CDCache] a [0].

Fácil y sencillo, ahora ya debería funcionar

Encontré la solución en el blog de Technology-M. Un blog realmente lleno de soluciones a pequeños problemas.

Para crear un resumen utilizaremos varias funciones que ya hemos explicado anteriormente en Xperimentos: SUMAPRODUCTO, INDIRECTO y DESREF. Con estas funciones y un poco de cuidado a la hora de crear las hojas de detalle obtendremos nuestro resumen de forma automática.

NOTA: Dependiendo del caso, yo personalmente utilizaría una solución basada en una base de datos (MS Access o similar), pero la realidad es que muchas personas se sienten más cómodas con Excel y prefieren utilizar las herramientas que conocen.

Un ejemplo de hoja resumen Avanzado:

NOTA: Vamos a usar el mismo ejemplo que utilizamos en el post de la función INDIRECTO, os recomiendo empezar leyendo el primer ejemplo inicial ya que en este caso daremos muchas cosas básicas por explicadas, en este caso vamos a utilizar las fórmulas SUMAPRODUCTO e INDIRECTO. También os recomiendo descargaros el Excel de ejemplo a la vez para tenerlo abierto a la vez que leéis el post.

Supongamos, por ejemplo, que tenemos un Excel con las compras de cada una de las sedes de nuestra empresa: A, B, C y D.

En cada una de las hojas tenemos el resumen de las compras realizadas con las siguientes columnas de información (cómo se puede ver en la imagen):

• Fecha
• Descripción
• Responsable
• P/U (Precio unitario)
• Importe

Ahora queremos crear un resumen en el cual obtengamos la suma total de cada una de las sedes de forma automática y sencilla:

1) En cada una de las hojas creamos un resumen en la primera fila, es importante que en todas las hojas de las sedes estén los datos en las mismas celdas. En el ejemplo, el Total del importe estará en la celda “F1”.

2) Creamos una hoja Resumen, donde recogeremos los datos totales de cada una de las sedes. En este ejemplo inicialmente sólo  recogeremos los totales del importe y la cantidad de cada una de las sedes.

Primero creamos una tabla donde en la primera columna aparecerán los nombres de las diferentes hojas Excel, escritos exactamente igual, y en la primera fila pondremos el nombre de la celda donde están los datos que deseamos recoger de todas las hojas de las Sedes. Con la fórmula  =INDIRECTO("'"&$B3&"'!"&C$2) ya tenemos un primer resumen con los datos totales.

3) Ahora vamos a sacar un resumen más avanzado utilizando la función SUMAPRODUCTO y INDIRECTO. Una vez que conocemos los datos totales para cada sede, seguro que nos interesará conocer las compras realizadas en cada uno de los proveedores o incluso que productos se han comprado.

Con una tabla dinámica podríamos conseguir estos datos fácilmente para una hoja Excel, pero cuando se combinan varias hojas Excel debemos utilizar un método más refinado.  

Con la fórmula  =INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"B3:B15") obtenemos el rango de celdas entre B3 y B15 (columna donde están los nombres de los proveedores) de la hoja de Excel con el nombre que aparece en la celda C$18 (es decir, “Sede A“). Ahora comparamos la matriz de datos obtenida con $B19 (el nombre del proveedor, en este caso “Pro 1“)  =INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"B3:B15")=$B19 , esta fórmula nos devuelve una matriz de 0s y 1s que indican si la fila es o no del proveedor (coincide con el nombre del proveedor).

Por último, sólo es necesario multiplicar la matriz por los valores de las compras realizadas que los obtenemos con la siguiente fórmula INDIRECTO(“‘”&C$18&”‘!”&”F3:F15″). El resultado de la formula final es:

=SUMAPRODUCTO(1*(INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"B3:B15")=$B19)*INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"F3:F15"))

Aquí tenéis una imagen con el ejemplo (click para ampliar).

4) Ya tenemos un resumen que permite obtener el detalle de cada proveedor en cada una de las sedes, a partir de aquí podéis realizar cualquier tipo de informe utilizando la misma técnica, en el Excel de ejemplo tenéis dos ejemplos más. Mucha suerte y ánimo que es más sencillo de lo que parece. 

Descargas:

Excel creado para el ejemplo de resumen avanzado.

La semana pasada fue lanzada una nueva versión de OpenOffice.org, la office suite open source líder a día de hoy.

Por su madurez como producto, podemos hablar de OpenOffice.org como realmente un sustituto de Microsoft Office. En términos de funcionalidad, cubre todas las necesidades que puedan tener usuarios normales e intermedios (el 90% del global), incluso para resolver algunos problemas tiene mejores soluciones que otras herramientas del mercado.

Sin embargo, no podemos concluir que a día de hoy sea todavía una alternativa real a Microsoft Office para una empresa que ya tiene Microsoft Office, los principales problemas son: a) la compatibilidad de los documentos generados; b) la integración con otros sistemas (ERP,CRM…etc); c) la resistencia de los usuarios a los cambios, junto con la migración de los documentos existentes.

Dentro de OpenOffice tenemos:

• Base: Base de datos de escritorio, similar a Microsoft Access.
• Calc: Hoja de cálculo, similar a Microsoft Excel.
• Chart: Herramienta para creación de gráficos, amplia la funcionalidad del resto de aplicaciones. Apareció en la versión 2.3.
• Draw: Herramienta de dibujo vectorial.  
• Impress: Herramienta de presentaciones, similar a Microsoft PowerPoint.
• Writer: Procesador de textos, similar a Microsoft Word.

Mejoras de la nueva versión OpenOffice 2.4:

General:

• Conexión a servidores WebDAV vía HTTPS.
• Importación de iconos personalizados para las barras de herramientas.
• Control de password-storing con un password maestro.
• Aviso si un documento es de una nueva versión de ODF (Open Document Format).
• Documentos PDF: soporte para enlaces, referencias y PDF/A-1 (ISO 19005-1).
• Mac OS X: Soporte para Quicktime.
• Mejorada la usabilidad de la ventana de impresión.
• Cuadros de edición: aviso en el límite de caracteres.
• Cambio de la fuente por defecto de BitStream Vera a DejaVu.

Localización / Internacionalización:

• Añadidos 10 idiomas.

Base / DBA:

• Soporte mejorado para datos numeric(n) de JDBC y Oracle.
• Mayor sencillez en la elección del nombre al copiar una tabla. 
• Editar vistas en HSQLDB
• El diseñador de consultas incluye ahora todas las propiedades de los comandos SQL.
• Diseñador de consultas en la vista SQL.
• Diseñador de relaciones para MySQL.
• Configuración de la comprobación de campos requeridos en formularios.
• Soporte para Access 2007 (ficheros .accdb)

Calc:

• Conversión de texto a columnas.
• Columnas y filas pueden ser movidas mediante drag and drop.
• Al pulsar Enter vuelve a la columna donde se empezo a introducir datos, una fila debajo.
• Fórmulas: “+” y “-” pueden ser usadas para empezar.
• Zoom individualizado para cada hoja.
• AutoFiltro: Las opciones son agrupadas de una forma más clara y sencilla.
• Tabla dinámica (DataPilot): Capacidad de ordenar y de drilldown (doble clic) a las celdas que generan el dato.
• Mejora de rendimiento de las funciones: VLOOKUP y MATCH.
• Mejora de la ventana de impresión.
• Las teclas PageUp Y PageDown ahora funcionan en la vista previa de impresión.
• Los Nombres de hojas en los hiperenlaces de las celdas pueden ser renombrados.

Chart:

• Mejoras en las curvas de regresión.
• Posibilidad de invertir ejes.
• Barras de diferentes ejes son mostradas una a continuación de otra.
• Etiquetas de datos: formato numérico.
• Etiquetas de datos: puede mostrar tanto el valor como el porcentaje.
• Etiquetas de datos: muestra cada parte en una línea separada.
• Etiquetas de datos: más flexible el lugar donde situarlas.
• Etiquetas de segmentos de tartas: evita superposiciones.
• Etiquetas de datos: pueden ser borradas con la tecla delete.

Draw:

• Navegación entre los objetos de la página usando la tecla tab.
• Exportación a PDF: nombres de página como enlaces.
• Reducción de la complejidad.

Impress:

• Navegación entre los objetos de la página usando la tecla tab.
• Efectos 3D en la transición de diapositivas.
• Exportación a PDF: nombres de diapositivas como enlaces.
• Mayor facilidad para insertar una imagen de fondo.

Writer:

• Selección de un área rectangular de texto.
• Buscar y reemplazar mejorado.
• Comprobación de ortografía: mayor sencillez para seleccionar un lenguaje.
• Barra de herramientas “Insert&Insert Object” rediseñada.
• Puede ser impreso el texto oculto.
• Posibilidad de ocultar los contenedores de texto.
• Accesos directos al estilo del párrafo.
• La acción de Ctrl-clic en los hiperenlaces puede ser cambiada.
• Propiedades del documento personalizables.

Extensiones/ programación / API:

• Sistema de ayuda extensible.
• Posibilidad de mostrar un nombre diferente para las extensiones.
• Soporte para actualización de extensiones basada en Web.
• Información adicional sobre las extensiones.
• Soporte para comprobación de actualizaciones de extensiones.
• Conjunto de portapapeles para diálogos.
• Controles con fondo transparente.
• Control remoto de presentaciones vía API.
• API: Obtener el objeto seleccionado (tabla(s) o consulta(s)) en la ventana principal de Base.

NOTA: También han cambiado la Web del proyecto y ahora tiene un look&feel mucho más profesional.

Enlaces:

OpenOffice.org

Notas de la versión 2.4

Descarga OpenOffice.org 2.4

• Los datos son mensuales y queremos obtener los datos acumulados.
• Los datos son acumulados y deseamos obtener los datos mensuales.

Para calcular de forma sencilla los datos acumulados/mensuales utilizaremos la función DESREF de Excel. También se puede realizar en base a sumas sencillas: mes n = mes n + mes n-1; el único problema es que esta fórmula no es válida para primer mes y debería ser diferente: mes 1 = mes 1 (hay que tener cuidado para evitar errores).

La función DESREF:

Con la función DESREF devuelve un rango de celdas (una o varias celdas) a partir de una celda o rango base, permite especificar un desplazamiento y después el alto y ancho del rango de celdas. El formato de la función es el siguiente:

     DESREF( ref; filas; columnas; [alto]; [ancho])

Donde:

• ref – La referencia base. Debe referirse a una celda o rango de celdas. (Ejemplo A1 o A1:B3)
• filas – Número de filas de desplazamiento (hacia arriba o hacia abajo). Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco filas más abajo de ref.
• Columnas – Número de columnas de desplazamiento(hacia la derecha o izquierda). Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de ref.
• Alto – (Opcional) número de filas, que tendrá la referencia devuelta. Debe ser positivo.
• Ancho – (Opcional) número de columnas, que tendrá la referencia devuelta. Debe ser positivo.

Ejemplos:

Fórmula	Descripción
=DESREF(A1;2;3;1;1)	Mostraría el valor en la celda D3
=SUMA(DESREF(A1:E5;1;0;3;3))	Suma el rango A2:E6 NOTA: Tiene que haber coherencia entre el rango de origen y los datos de referencia

Ejemplo de datos mensuales acumulados:

Supongamos que tenemos un informe con datos mensuales correspondientes al primer cuatrimestre del año, a partir de los datos mensuales deseamos generar los datos acumulados de los mismos meses del primer cuatrimestre. De esta forma “Febrero Acumulado” será igual a la suma de “Enero” + “Febrero“.

Una primera aproximación que podemos utilizar es “Ene A” =A3 y “Feb A” =B2+E2 ; esta fórmula podemos arrastrarla y completar “Mar A” y “Abr A” de forma sencilla, pero los datos de Enero tiene que ser calculados de forma diferente.

Ahora vamos a tratar de resolver el problema con la función DESREF. Con la función DESREF podemos seleccionar el conjunto de celdas que deseamos sumar, la formula final es:

         =SUMA(DESREF($A3;0;0;1;COLUMNA(A3)-COLUMNA($A3)+1))

Donde:

• COLUMNA(A3)
  • devuelve el número de la columna A = 1.
• COLUMNA($A3)
  • devuelve siempre el número de la columna A = 1.
• COLUMNA(A3)-COLUMNA($A3)+1
  • devuelve la diferencia entre las columnas.
• DESREF($A3;0;0;1;COLUMNA(A3) – COLUMNA($A3) + 1)
  • La celda de referencia está siempre en la columna A.
  • No hay desplazamiento de la celda de referencia.
  • El rango será de una fila.
  • Número de columnas a sumar, para Enero será 1, y se irá incrementando hasta para abril donde serán 4, es decir, SUMA(A3:D3).

En la imagen de arriba puede apreciarse la fórmula para Enero acumulado, Suma(A3:A3). Abajo aparece la fórmula para el mes de Abril acumulado, Suma(A3:D3).

Parece un poco más complejo, pero es la misma formula para todos los meses y un buen ejemplo del potencial de la fórmula DESREF.

Descargar:

Excel creado para el ejemplo de la función DESREF

Para crear un sencillo resumen podemos utilizar la función INDIRECTO de Excel, con esta función y un poco de cuidado a la hora de crear las hojas de detalle obtendremos nuestro resumen de forma automática.

NOTA: Este es un ejemplo sencillo que os recomiendo leer antes de pasar a otro ejemplo más avanzado. Sí queremos obtener resúmenes más complejos podemos combinar las fórmulas INDIRECTO, SUMAPRODUCTO y DESREF podéis ver un ejemplo en: Resumen avanzado con datos de diferentes hojas Excel (Será publicado en breve).

La función INDIRECTO:

En la ayuda de Excel encontramos la siguiente definición:

“Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se evalúan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO cuando desee cambiar la referencia a una celda en una fórmula sin cambiar la propia fórmula.”

Ahora ya sabéis lo que es, ¿no?. Ciertamente con esa definición yo no me he enterado de mucho, así que lo explicaré con otras palabras y un ejemplo.

La función INDIRECTO nos permite utilizar un texto como referencia, es decir, convierte el texto en una parte de la función de Excel. Un ejemplo muy sencillo de cómo funciona, lo podemos ver en la siguiente imagen:

En la celda B2, hemos escrito:

            =INDIRECTO(A1&A2)

Donde:

• A1 contiene “C”.
• A2 contiene “1”.
• Concatenando A1 y B2 (es decir, =A1&B2) obtendríamos “C1”.
• Finalmente al aplicar la función INDIRECTO() sobre el contenido de A1 y B2, obtenemos el mismo resultado que si hubiéramos puesto en la celda “=C1”, en el este caso “Ejemplo INDIRECTO”.

NOTA: También es interesante utilizar la función INDIRECTO para que una fórmula siempre haga referencia a las mismas celdas, porque Excel actualiza las fórmulas automáticamente cuando las celdas se desplazan al eliminar/insertar/cortar/pegar filas o columnas.

Un ejemplo de hoja Resumen:

Supongamos, por ejemplo, que tenemos un Excel con las compras de cada una de las sedes de nuestra empresa: A, B, C y D.

NOTA: Otros ejemplos o casos típicos son tener una hoja Excel por mes/año, por producto, por cliente… etc. Cuando el problema se complica, por ejemplo, si tenemos pestañas por meses y un documento Excel para cada Sedes, la solución más fácil es utilizar vínculos entre documentos Excel. Personalmente, estoy en contra de los vínculos en Excel, ya que son siempre foco de problemas (enlaces rotos, desactualizados,…). Para estos casos os recomendaría utilizar una herramienta de Business Intelligence integrada con Excel, por ejemplo PALO que además es gratuita.

En cada una de las hojas tenemos el resumen de las compras realizadas con las siguientes columnas de información (cómo se puede ver en la imagen):

• Fecha
• Descripción
• Responsable
• P/U (Precio unitario)
• Importe

Ahora queremos crear un resumen en el cual obtengamos la suma total de cada una de las sedes de forma automática y sencilla:

1) En cada una de las hojas creamos un resumen en la primera fila, es importante que en todas las hojas de las sedes estén los datos en las mismas celdas. En el ejemplo, el Total del importe estará en la celda “F1”.

2) Creamos una hoja Resumen, donde recogeremos los datos totales de cada una de las sedes. En este ejemplo inicialmente sólo  recogeremos los totales del importe y la cantidad de cada una de las sedes.

Primero creamos una tabla donde en la primera columna aparecerán los nombres de las diferentes hojas Excel, escritos exactamente igual, y en la primera fila pondremos el nombre de la celda donde están los datos que deseamos recoger de todas las hojas de las Sedes.

Con la fórmula  ='SEDE A'!D1 obtendríamos el valor de la cantidad total de la Sede A, si ahora utilizamos la fórmula INDIRECTO quedaría =INDIRECTO("'SEDE A'!D1"). Finalmente sustituyendo “Sede A” y “D1” por el valor de las celdas B3 y C2 nos queda =INDIRECTO("'"&$B3&"'!"&C$2). Ponemos “$” para que nos valga la fórmula para toda la tabla que hemos creado según se puede ver en la siguiente imagen:

Sólo nos queda ocultar la segunda fila y ya estará la primera tabla del resumen terminada

3) Imaginación al poder; utilizando la misma técnica podemos crear todo tipo de resúmenes, no obstante está técnica se queda corta si queremos obtener cosas un poco más complejas, por ejemplo: ¿Cuál ha sido el importe total de las compras al proveedor número 6 (“pro6″)? esto lo veremos en el próximo post: Resumen avanzado con datos de diferentes hojas Excel (Será publicado en breve).

Descargas:

Excel creado para el ejemplo de la función INDIRECTO.