Las fórmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un cálculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho mas limitadas que las fórmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuación.

Cómo insertar un cálculo en Word

En Word podemos insertar un cálculo en cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word.

Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar información del sistema, referencias, fórmulas…. en nuestro caso sólo vamos a tratar la opción de generar fórmulas que nos permitan almacenar un cálculo.

Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el número de segundos al año = 365*24*60*60:

• Clic donde desees que Word imprima la información.
• Presiona “CTRL + F9″ para insertar un par de caracteres de campo ({ }).
• Inserta la fórmula entre las “llaves“, {=365*24*60*60}
• Pulsa “F9″.

También podemos realizar los mismos pasos a través de la opción para insertar un campo del menú de Word.

Cómo insertar una fórmula en una tabla de Word

Algo bastante común es tener que insertar tablas con números y cálculos de totales, medias… etc. La opción más común es incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opción si tienes que realizar cálculos complejos. Sin embargo si sólo quieres crear una pequeña tabla con algunos números, puede que sea más rápido realizarlo directamente en Word. Por ejemplo:

Para insertar una nueva fórmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:

• Sitúate dentro de la celda en la cual deseas incluir la fórmula
• En el menú de Word, dentro del submenú “Tabla“, selecciona “Fórmula…“.

• Aparecerá una ventana y Word automáticamente rellenará la fórmula en función de los números que haya en la tabla. Sino es correcta podemos cambiarla.

• Nos permite también dar formato al número, es una opción interesante para que el resultado final sea aun mejor.
• Pulsa el botón aceptar y la formula se insertará en la tabla.

NOTA: Son especialmente interesantes las funciones LEFT o ABOVE. Por ejemplo, LEFT dentro de una fórmula de SUMA (o similar) sumará todas las celdas que estén a su izquierda, si dentro de unos días añadimos columnas a nuestra tabla la fórmula seguirá funcionando.

Actualización de las fórmulas

Para actualizar una fórmula o un campo en Word, sólo tienes que situarse dentro del campo/fórmula y pulsar “F9″. También puedes hacer clic con el botón derecho y pulsar actualizar campos.

Si sólo tienes una fórmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso ocasionar errores en los cálculos al tener que actualizar una a una todas fórmulas.

Actualización de todas las fórmulas

Para actualizar todas las fórmulas al mismo tiempo sólo tienes que seguir los siguientes dos pasos:

• Selecciona todo pulsando la combinación de teclas “CTRL + E”.
• Pulsa “F9″. Automáticamente se actualizarán todas las fórmulas seleccionadas.

Actualización automática de las fórmulas

Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las fórmulas con el método anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos, hay métodos para “obligar” a que Word actualice de forma automática todas las fórmulas.

La solución es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento (no recomendable por que iría todo muy lento)…etc. Por ejemplo, con la siguiente Macro se actualizarían todas las fórmulas al abrir el documento Word.

   1: Sub AutoOpen()

   2:    Dim rango As Range

   3:    Dim campo As Field

   4:    For Each rango In ActiveDocument.StoryRanges

   5:       For Each campo In rango.Fields

   6:          campo.Update

   7:       Next campo

   8:    Next rango

   9: End Sub

NOTA: Cuidado con el uso de macros en documentos, si enviamos el fichero a otra persona, al abrir el documento recibirá un mensaje de alerta (o no, dependiendo de su configuración de seguridad) y por defecto se desactivaran las macros. Por lo tanto, cuando abran nuestro documento es muy probable que no se actualicen automáticamente las fórmulas.

Uso de CTRL como maximizador de acciones: Al pulsar esta tecla generamos que cada uno de los movimientos por las celdas se amplifiquen. Veamos algunos ejemplos:

• CTLR + Teclas de movimiento: Si estamos en un bloque de celdas y nos estamos moviendo por ellas, al pulsar esta combinación nos lleva al primer punto vacío de este bloque del lado pulsado. Es decir, si estamos en el centro del bloque de celdas y pulsamos CRTL + Derecha nos llevará en la misma fila a la primera columna a nuestra derecha sin texto.
• CRTL + Teclas de movimiento EN EDICIÓN: Del mismo modo, si estamos editando una celda (si estamos introduciendo un texto en esta) y queremos retroceder dentro de este texto, no es necesario usar el ratón para llegar al punto deseado. Simplemente pongamos la celda en modo edición (pulsando F2) y podremos movernos con las teclas de movimiento. Si queremos un avance más rápido, usamos la tecla CRTL y cada avance, en vez de suponer movernos un solo carácter, nos desplazaremos una palabra completa (volvemos a movernos “hasta la primera posición en blanco”).
• CRTL + Avance de página: Un documento Excel es denominado por Microsoft como libro. Es así porque está compuesto de hojas. Para avanzar entre estas, usemos esta combinación evitando el desplazamiento de ratón.
• CRTL + Tabulación: Al igual que en otras muchas aplicaciones, si tenemos varios libros abiertos a la vez y queremos cambiar de uno a otro, lo podemos hacer pulsando CTRL + Tabulación.

Uso de CRTL para acciones predefinidas

• CRTL + F1: La versión 2003 incorporó una barra lateral (aparece en la derecha de la pantalla y se le suele dar menos importancia de la que tiene) en la que normalmente solemos ver la ayuda. Para que esta aparezca, pulsaremos CTRL + F1. En este menú encontraremos el gestor del portapapeles, las áreas de trabajo compartidas (para usuarios SharePoint), referencia (un diccionario, un traductor y buscador de sinónimos y antónimos), o el gestor de imágenes prediseñadas entre otros. No he aprendido como navegar por estas opciones sin usar el ratón, pero no quería dejar de hablar de ellas y animaros a que, si os interesan, pidáis un post sobre ellas.
• CRTL + F12: Para ver el menú “abrir” pulsaremos CTRL + F12. También podemos usar CTRL + O (en inglés) o A (en castellano).
• CTRL + F4: Para cerrar el documento con el que estamos trabajando.
• CRTL + C / X / Z: Los clásicos copiar, cortar y pegar. Siempre he pensado que pegado especial debería tener su rincón en este grupo.

Alternativo (ALT) para el movimiento por los menús. En los menús de Excel, siempre encontraremos una letra en cada línea de menú subrayada que significa que al pulsar la combinación “ALT+Letra” se abrirá directamente ese menú.
Rutas / palabras clave. Uno de los creadores de este blog me enseño este “TIP”. Amplía y da sentido a la funcionalidad ALT + Letra de menú. Soluciona el problema de que muchas acciones no pueden ser ejecutadas con teclas de acceso directo. Para ello me enseño a memorizar la combinación de letras de menú por las que me muevo para ejecutar alguna acción. Yo, cuando quiero realizar un pegado especial, mecánicamente realizo “Alt+E -> E”. Pruébalo, es realmente ágil.

Suelo usar alguna más pero las dejaremos para un futuro post.

Un saludo,

Sergio Laborda

A día de hoy las cosas son mucho más sencillas y es normal (al menos en mi caso) que alguien te comente que se ha instalado Ubuntu (debe ir por modas, hace años era Redhat, luego Suse…). Después de los años, sigue siendo común instalar Linux en un ordenador que ya tiene Windows. Después de este paso, siempre surge una duda:

¿Por qué puedo ver mis archivos de Windows desde Linux y desde Windows no puedo ver los archivos de Linux?

La respuesta es muy sencilla, Microsoft Windows no tiene soporte para particiones ext2 y ext3, que son los formatos estándar utilizados por Linux para almacenar la información en un disco duro.

Solución

John Newbigin es el creador de Explore2fs, una aplicación para Windows que nos permite explorar unidades ext2 y ext3 de Linux (ext3 sólo en formato lectura).

Sería perfecta si se integrará con el explorador de Windows, pero no es el caso. La parte buena es que no necesita ningún tipo de instalación, sólo es necesario descargar el fichero .zip con el binario y ejecutar la aplicación.

Por último, me llama la atención que la aplicación está programada en Delphi, simplemente a mi me trae viejos recuerdos.

Desconozco el motivo/causa de los errores de Microsoft Office 2003, entre ellos, hay algunos cuya solución es sencilla y sin embargo puede traernos verdaderos dolores de cabeza. Por ejemplo, el siguiente error con el fichero SKU011.CAB:

Síntomas:

1. No podemos abrir Excel,
2. Al abrir Excel se lanza la instalación de nuevos componentes.
3. Muestra un mensaje de error: Falta el fichero SKU011.CAB.
4. Intentamos introducir el CD de instalación, pero tampoco encuentra el dichoso fichero.

Solución:

1. Inicio -> Ejecutar: regedit
2. Nos abre el editor del registro de Windows (mucho cuidado con lo que cambiáis aquí)
3. Desplegar el árbol de keys siguiente
   • [HKEY_LOCAL_MACHINE] -> [SOFTWARE] -> [Microsoft] -> [Office] -> [11.0] -> [Delivery] -> {90000409-6000-11D3-8CFE-0150048383C9}
   • Nota: El valor {90000409-6000-11D3-8CFE-0150048383C9} puede ser diferente.
4. Cambiar el valor de [CDCache] a [0].

Fácil y sencillo, ahora ya debería funcionar

Encontré la solución en el blog de Technology-M. Un blog realmente lleno de soluciones a pequeños problemas.

Para crear un resumen utilizaremos varias funciones que ya hemos explicado anteriormente en Xperimentos: SUMAPRODUCTO, INDIRECTO y DESREF. Con estas funciones y un poco de cuidado a la hora de crear las hojas de detalle obtendremos nuestro resumen de forma automática.

NOTA: Dependiendo del caso, yo personalmente utilizaría una solución basada en una base de datos (MS Access o similar), pero la realidad es que muchas personas se sienten más cómodas con Excel y prefieren utilizar las herramientas que conocen.

Un ejemplo de hoja resumen Avanzado:

NOTA: Vamos a usar el mismo ejemplo que utilizamos en el post de la función INDIRECTO, os recomiendo empezar leyendo el primer ejemplo inicial ya que en este caso daremos muchas cosas básicas por explicadas, en este caso vamos a utilizar las fórmulas SUMAPRODUCTO e INDIRECTO. También os recomiendo descargaros el Excel de ejemplo a la vez para tenerlo abierto a la vez que leéis el post.

Supongamos, por ejemplo, que tenemos un Excel con las compras de cada una de las sedes de nuestra empresa: A, B, C y D.

En cada una de las hojas tenemos el resumen de las compras realizadas con las siguientes columnas de información (cómo se puede ver en la imagen):

• Fecha
• Descripción
• Responsable
• P/U (Precio unitario)
• Importe

Ahora queremos crear un resumen en el cual obtengamos la suma total de cada una de las sedes de forma automática y sencilla:

1) En cada una de las hojas creamos un resumen en la primera fila, es importante que en todas las hojas de las sedes estén los datos en las mismas celdas. En el ejemplo, el Total del importe estará en la celda “F1”.

2) Creamos una hoja Resumen, donde recogeremos los datos totales de cada una de las sedes. En este ejemplo inicialmente sólo  recogeremos los totales del importe y la cantidad de cada una de las sedes.

Primero creamos una tabla donde en la primera columna aparecerán los nombres de las diferentes hojas Excel, escritos exactamente igual, y en la primera fila pondremos el nombre de la celda donde están los datos que deseamos recoger de todas las hojas de las Sedes. Con la fórmula  =INDIRECTO("'"&$B3&"'!"&C$2) ya tenemos un primer resumen con los datos totales.

3) Ahora vamos a sacar un resumen más avanzado utilizando la función SUMAPRODUCTO y INDIRECTO. Una vez que conocemos los datos totales para cada sede, seguro que nos interesará conocer las compras realizadas en cada uno de los proveedores o incluso que productos se han comprado.

Con una tabla dinámica podríamos conseguir estos datos fácilmente para una hoja Excel, pero cuando se combinan varias hojas Excel debemos utilizar un método más refinado.  

Con la fórmula  =INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"B3:B15") obtenemos el rango de celdas entre B3 y B15 (columna donde están los nombres de los proveedores) de la hoja de Excel con el nombre que aparece en la celda C$18 (es decir, “Sede A“). Ahora comparamos la matriz de datos obtenida con $B19 (el nombre del proveedor, en este caso “Pro 1“)  =INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"B3:B15")=$B19 , esta fórmula nos devuelve una matriz de 0s y 1s que indican si la fila es o no del proveedor (coincide con el nombre del proveedor).

Por último, sólo es necesario multiplicar la matriz por los valores de las compras realizadas que los obtenemos con la siguiente fórmula INDIRECTO(“‘”&C$18&”‘!”&”F3:F15″). El resultado de la formula final es:

=SUMAPRODUCTO(1*(INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"B3:B15")=$B19)*INDIRECTO("'"&C$18&"'!"&"F3:F15"))

Aquí tenéis una imagen con el ejemplo (click para ampliar).

4) Ya tenemos un resumen que permite obtener el detalle de cada proveedor en cada una de las sedes, a partir de aquí podéis realizar cualquier tipo de informe utilizando la misma técnica, en el Excel de ejemplo tenéis dos ejemplos más. Mucha suerte y ánimo que es más sencillo de lo que parece. 

Descargas:

Excel creado para el ejemplo de resumen avanzado.

• Nadie se conecta para evidenciar el problema.
• Las tareas programadas no se ejecutaran a la hora deseada.
• Las aplicaciones que utilicen la hora del sistema mostrarán datos erróneos. Si hablamos de sistemas de monitorización el problema será mucho mayor.
• Las bases de datos, registros de log, auditoria,.. etc almacenarán datos inexactos.

Solución:

La solución más sencilla es utilizar un servidor de Internet para que Windows se sincronice automáticamente. Debemos realizar los siguientes pasos:

1. Doble clic en el indicador de hora ubicado en la parte inferior derecha.
2. En la ventana de propiedades de fecha y hora, pulsar en la pestaña de “Hora de Internet“.
3. Seleccionar la opción de “Sincronizar automáticamente con un servidor horario de Internet“.
4. Introducir la dirección del servidor. Por defecto os aparecerá time.windows.com; pero para España os recomiendo hora.rediris.es.
5. Pulsar Aceptar.

Otra solución más avanzada es utilizar un receptor GPS conectado al ordenador/servidor para sincronizar la hora. Suele utilizarse cuando hay servidores sin conexiones a Internet o se requiere una mayor precisión y tolerancia a errores.

• Los datos son mensuales y queremos obtener los datos acumulados.
• Los datos son acumulados y deseamos obtener los datos mensuales.

Para calcular de forma sencilla los datos acumulados/mensuales utilizaremos la función DESREF de Excel. También se puede realizar en base a sumas sencillas: mes n = mes n + mes n-1; el único problema es que esta fórmula no es válida para primer mes y debería ser diferente: mes 1 = mes 1 (hay que tener cuidado para evitar errores).

La función DESREF:

Con la función DESREF devuelve un rango de celdas (una o varias celdas) a partir de una celda o rango base, permite especificar un desplazamiento y después el alto y ancho del rango de celdas. El formato de la función es el siguiente:

     DESREF( ref; filas; columnas; [alto]; [ancho])

Donde:

• ref – La referencia base. Debe referirse a una celda o rango de celdas. (Ejemplo A1 o A1:B3)
• filas – Número de filas de desplazamiento (hacia arriba o hacia abajo). Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco filas más abajo de ref.
• Columnas – Número de columnas de desplazamiento(hacia la derecha o izquierda). Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de ref.
• Alto – (Opcional) número de filas, que tendrá la referencia devuelta. Debe ser positivo.
• Ancho – (Opcional) número de columnas, que tendrá la referencia devuelta. Debe ser positivo.

Ejemplos:

Fórmula	Descripción
=DESREF(A1;2;3;1;1)	Mostraría el valor en la celda D3
=SUMA(DESREF(A1:E5;1;0;3;3))	Suma el rango A2:E6 NOTA: Tiene que haber coherencia entre el rango de origen y los datos de referencia

Ejemplo de datos mensuales acumulados:

Supongamos que tenemos un informe con datos mensuales correspondientes al primer cuatrimestre del año, a partir de los datos mensuales deseamos generar los datos acumulados de los mismos meses del primer cuatrimestre. De esta forma “Febrero Acumulado” será igual a la suma de “Enero” + “Febrero“.

Una primera aproximación que podemos utilizar es “Ene A” =A3 y “Feb A” =B2+E2 ; esta fórmula podemos arrastrarla y completar “Mar A” y “Abr A” de forma sencilla, pero los datos de Enero tiene que ser calculados de forma diferente.

Ahora vamos a tratar de resolver el problema con la función DESREF. Con la función DESREF podemos seleccionar el conjunto de celdas que deseamos sumar, la formula final es:

         =SUMA(DESREF($A3;0;0;1;COLUMNA(A3)-COLUMNA($A3)+1))

Donde:

• COLUMNA(A3)
  • devuelve el número de la columna A = 1.
• COLUMNA($A3)
  • devuelve siempre el número de la columna A = 1.
• COLUMNA(A3)-COLUMNA($A3)+1
  • devuelve la diferencia entre las columnas.
• DESREF($A3;0;0;1;COLUMNA(A3) – COLUMNA($A3) + 1)
  • La celda de referencia está siempre en la columna A.
  • No hay desplazamiento de la celda de referencia.
  • El rango será de una fila.
  • Número de columnas a sumar, para Enero será 1, y se irá incrementando hasta para abril donde serán 4, es decir, SUMA(A3:D3).

En la imagen de arriba puede apreciarse la fórmula para Enero acumulado, Suma(A3:A3). Abajo aparece la fórmula para el mes de Abril acumulado, Suma(A3:D3).

Parece un poco más complejo, pero es la misma formula para todos los meses y un buen ejemplo del potencial de la fórmula DESREF.

Descargar:

Excel creado para el ejemplo de la función DESREF

Para crear un sencillo resumen podemos utilizar la función INDIRECTO de Excel, con esta función y un poco de cuidado a la hora de crear las hojas de detalle obtendremos nuestro resumen de forma automática.

NOTA: Este es un ejemplo sencillo que os recomiendo leer antes de pasar a otro ejemplo más avanzado. Sí queremos obtener resúmenes más complejos podemos combinar las fórmulas INDIRECTO, SUMAPRODUCTO y DESREF podéis ver un ejemplo en: Resumen avanzado con datos de diferentes hojas Excel (Será publicado en breve).

La función INDIRECTO:

En la ayuda de Excel encontramos la siguiente definición:

“Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se evalúan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO cuando desee cambiar la referencia a una celda en una fórmula sin cambiar la propia fórmula.”

Ahora ya sabéis lo que es, ¿no?. Ciertamente con esa definición yo no me he enterado de mucho, así que lo explicaré con otras palabras y un ejemplo.

La función INDIRECTO nos permite utilizar un texto como referencia, es decir, convierte el texto en una parte de la función de Excel. Un ejemplo muy sencillo de cómo funciona, lo podemos ver en la siguiente imagen:

En la celda B2, hemos escrito:

            =INDIRECTO(A1&A2)

Donde:

• A1 contiene “C”.
• A2 contiene “1”.
• Concatenando A1 y B2 (es decir, =A1&B2) obtendríamos “C1”.
• Finalmente al aplicar la función INDIRECTO() sobre el contenido de A1 y B2, obtenemos el mismo resultado que si hubiéramos puesto en la celda “=C1”, en el este caso “Ejemplo INDIRECTO”.

NOTA: También es interesante utilizar la función INDIRECTO para que una fórmula siempre haga referencia a las mismas celdas, porque Excel actualiza las fórmulas automáticamente cuando las celdas se desplazan al eliminar/insertar/cortar/pegar filas o columnas.

Un ejemplo de hoja Resumen:

Supongamos, por ejemplo, que tenemos un Excel con las compras de cada una de las sedes de nuestra empresa: A, B, C y D.

NOTA: Otros ejemplos o casos típicos son tener una hoja Excel por mes/año, por producto, por cliente… etc. Cuando el problema se complica, por ejemplo, si tenemos pestañas por meses y un documento Excel para cada Sedes, la solución más fácil es utilizar vínculos entre documentos Excel. Personalmente, estoy en contra de los vínculos en Excel, ya que son siempre foco de problemas (enlaces rotos, desactualizados,…). Para estos casos os recomendaría utilizar una herramienta de Business Intelligence integrada con Excel, por ejemplo PALO que además es gratuita.

En cada una de las hojas tenemos el resumen de las compras realizadas con las siguientes columnas de información (cómo se puede ver en la imagen):

• Fecha
• Descripción
• Responsable
• P/U (Precio unitario)
• Importe

Ahora queremos crear un resumen en el cual obtengamos la suma total de cada una de las sedes de forma automática y sencilla:

1) En cada una de las hojas creamos un resumen en la primera fila, es importante que en todas las hojas de las sedes estén los datos en las mismas celdas. En el ejemplo, el Total del importe estará en la celda “F1”.

2) Creamos una hoja Resumen, donde recogeremos los datos totales de cada una de las sedes. En este ejemplo inicialmente sólo  recogeremos los totales del importe y la cantidad de cada una de las sedes.

Primero creamos una tabla donde en la primera columna aparecerán los nombres de las diferentes hojas Excel, escritos exactamente igual, y en la primera fila pondremos el nombre de la celda donde están los datos que deseamos recoger de todas las hojas de las Sedes.

Con la fórmula  ='SEDE A'!D1 obtendríamos el valor de la cantidad total de la Sede A, si ahora utilizamos la fórmula INDIRECTO quedaría =INDIRECTO("'SEDE A'!D1"). Finalmente sustituyendo “Sede A” y “D1” por el valor de las celdas B3 y C2 nos queda =INDIRECTO("'"&$B3&"'!"&C$2). Ponemos “$” para que nos valga la fórmula para toda la tabla que hemos creado según se puede ver en la siguiente imagen:

Sólo nos queda ocultar la segunda fila y ya estará la primera tabla del resumen terminada

3) Imaginación al poder; utilizando la misma técnica podemos crear todo tipo de resúmenes, no obstante está técnica se queda corta si queremos obtener cosas un poco más complejas, por ejemplo: ¿Cuál ha sido el importe total de las compras al proveedor número 6 (“pro6″)? esto lo veremos en el próximo post: Resumen avanzado con datos de diferentes hojas Excel (Será publicado en breve).

Descargas:

Excel creado para el ejemplo de la función INDIRECTO.

La mayoría de los fabricantes incluyen una pegatina o similar con el número de serie del equipo, por ejemplo, en los portátiles es típico que esta aparezca en la base identificando el número como S/N. Si nuestro equipo no dispone de esa etiqueta o no somos capaces de localizarla, podemos usar el siguiente Script (WSH) para entornos Windows.

On Error Resume NextDim System

If Wscript.Arguments.Count>0 then

    sSystem=Wscript.Arguments(0)

End if

pc="localhost"

winmgmt = "winmgmts:{impersonationLevel=impersonate}!//"& pc &""

Set grupoSN = GetObject( winmgmt ).InstancesOf ("Win32_BIOS")

For each SN in grupoSN

    MsgBox "El número de serie es: " & SN.SerialNumber

Next

Crear un nuevo fichero de texto, copiar el código anterior y salvar el fichero cómo “ObtenerSN.vbs”, es importante que la extensión sea “.vbs” y no “.txt” para que podáis ejecutarlo.

Por último, os mostrare como eliminar los elementos duplicados de forma sencilla o de forma no tan sencilla en el caso de buscar elementos en más de una columna.

Detectar duplicados con datos NO ordenados.

Cuando los datos no están ordenados podemos detectar si hay duplicados o no utilizando la fórmula CONTAR.SI. En el siguiente ejemplo se muestra un listado de nombres (Columna A) en el que aparecen valores repetidos. Con la formula CONTAR.SI contamos el número de elementos que son iguales en la columna A, si el número es superior a 1, entonces el valor está repetido.

Detectar duplicados con datos ordenados.

Si los datos están ordenados podemos también utilizar la fórmula que hemos visto en el ejemplo anterior, no obstante, aprovechando que los datos están ordenados podemos utilizar una solución más sencilla y que no utiliza formulas matriciales que son muy pesadas, sobretodo si trabajamos con muchos datos. De hecho si realmente tenéis muchos datos y podéis cambiar el orden de los mismos os recomiendo este método.

Utilizado dos sencillas comparaciones, podemos saber si se trata de un dato duplicado o no. En un listado ordenado, si una celda es igual a su antecesor o es igual a su predecesor entonces es un duplicado. Podéis verlo en el siguiente ejemplo.

Borrar elementos duplicados.

Borrar los elementos duplicados supone que debemos dejar los elementos que no estén duplicados y uno y sólo uno de los elementos que están duplicados. Si sólo queremos eliminar los elementos duplicados en una columna podemos aplicar la siguiente metodología.

1. Ordenar los datos.
2. Usar la formula para la celda B3 “=A2=A3” que nos detecta si una celda es igual a su antecesora.
3. Filtramos y borramos las filas que sean “VERDADERO”.

Borrar duplicados en múltiples columnas.

Para borrar duplicados en múltiples columnas de Excel se puede repetir el proceso anterior, pero creando una columna índice que concatene el contenido de las columnas en las que queremos detectar los duplicados. Una vez creada esta columna índice sólo tenemos que repetir el proceso anterior para detectar y borrar los elementos duplicados.

Evidentemente este es un proceso demasiado tedioso y no exento de posibles errores al manipular demasiada información manualmente. Para estos casos realmente utilizo una Macro de Excel que de forma sencilla y rápida hace todo el proceso por mi   , es una Macro muy sencilla, voy a “limpiarla” y “documentarla” minimamente y en los próximos días actualizaré este post o escribiré uno nuevo.